Smartsheetでは有料アカウントのライセンスユーザーの他に無料ユーザーを無制限に追加することが可能です。社内のシステム部門や企画部門などが Smartsheetの導入を検討する際、無料ユーザでどの程度のことができるか知りたいのでないかと思います。本投稿は無料ユーザーなどでどの程度のことができるかをご説明して、 Smartsheet導入の一助としようとするものです。
なお、Smartsheet の無料お試しでは、ビジネスアカウント等の有料アカウントと同等のことが３０日間体験できます。
２種類のユーザと非ユーザー
Smartsheet には３種類のユーザーがあり、また、非ユーザーのコラボレーションの道もあります。
有料ユーザー（ライセンスユーザー）
ライセンスユーザーは有料ユーザーでSmartsheetのシート、レポート、ダッシュボード、フォーム等のコンテンツを作る権限があります。
詳しくは下のシートでフィルターで「有料ユーザーが可能」を選択すると、シートやテンプレートの作成および所有を初めとして、有料ユーザのみが可能なことが確認できます。（クリックするとシートが開きます。）
無料ユーザー（非ライセンスユーザー）
非ライセンスユーザーは無料ユーザで、ライセンスユーザー すなわち有料ユーザが作ったシート などのコンテンツを編集または閲覧します。
Smartsheetの太っ腹な所は、有料ユーザーこのシートなどを作る権限を有するユーザのみで良く、シートなどを作らないで閲覧、編集等するユーザーは無制限に無料で追加することが出来ます。
上のシートでフィルターを「無料ユーザが可能」に設定すると相当な範囲のことが無料ユーザーでできることが確認できます。
このことは価格、コストという面で非常に有利です。しかし、反面、共有にあたって無料ユーザや次に説明する非ユーザに対する権限を適切に設定することが必要です。そうしなければ、意図しない、情報の共有の事態が生じてしまうというセキュリティの観点から大変深刻な問題が生じてしまいます。
典型的な有料・無料アカウントの組み合わせ
このため、典型的な利用方法としては、社内にライセンスユーザーを数アカウント用意し、システム部門をはじめ、利用部門の利用のリーダーがシートやダッシュボードなどを作り、これを社内の無料ユーザが編集、閲覧する、という形になります。
これに加え、社外の無料ユーザーとして、例えば、協力ベンダーなど、自社と密接に関連して業務を遂行している協力会社などを加えることが多いです。
ライセンスユーザーも非ライセンスユーザも、Smartsheetを利用するにあたってログインすることは共通です。ログインして行った編集、閲覧などのアクションは誰が何時行ったか全てがアクティビティーログやセルの履歴に記録されます。このSmartsheetがユーザーの行動を全て記録する点は、セキュリティの観点など非常に優れた点の一つです。いわば全てのアクションについて行為者印とタイムスタンプが押してあるのと実質的に同じです。
非ユーザー
非ユーザは、Smartsheetにログインすることなく、コラボレーションに参加します。例えばログインしないフォームでのデータのインプット、また、更新リクエストで特定のシートの特定の行の特定の列を更新（編集）するといったことかたちでコラボレーションに参加します。
また、情報共有を受け閲覧のみを行う方法として、例えば、シートやレポートの公開があり、これにより非ユーザーは一定の状況の共有を受けることが出来ます。
Smartsheet 体験コーナーのコンテンツは、この「公開」を利用しています。公開にあたっては、閲覧のみから変種可能まで、アクセス権限をコントロールできます。なお、編集可能な状態で公開する場合には、不特定多数のユーザーに変更して欲しくないデータについては、行または列単位で鍵をかけたり、他のシートからのリンクとすることにより、変更されないようにしています。
Smartsheet の価格優位性
このようにかなり大きな組織でも、一定数の有料アカウントで社内外の多くの無料ユーザー、非ユーザとコラボレーションを行うことが出来ます。他のサービスでは、利用するユーザー数に応じて利用料金が比例的に増えていき、コラボレーションに参加する人の数が多いケースでは相当な負担となりますが、Smartsheetではシートなどを作る者のアカウントだけ用意すればよいので、価格優位性があります。