シート変更通知のログを文書化するにはどうすればよいですか(Community)

はじめに

Smartsheet で共有ユーザーから、変更が加えられたときに通知がないという不満が寄せられました。変更履歴を残す方法を探しています。

質問の要約

通知の履歴を残したいが、メールやコメントはシート内に保存されず、不便。
変更の通知だけでなく、わかりやすい説明も追加したい。
すべてのユーザーがいつでも確認できる履歴を残したい。

答えの要約

通知内容をシートの列に記録し、ワークフローでメールに自動挿入:
- シートの列に「情報」を作成し、変更の説明を記入。
- ワークフローで「情報」の内容をメールの「プレースホルダー」に挿入。
- 別のシートに「情報」をコピーして「通知ログ」を作成。
最新の通知情報のみ記録:
- 「最新情報」列を作成し、最新かどうかを判定する式を入れる。
- 最新情報であれば「通知ログ」にコピー。

まとめ

「情報」列に通知内容を記録し、ワークフローで自動化することで効率的に履歴を残せます。
最新情報のみを記録する仕組みで重複を防ぎます。
この方法なら、変更説明付きの通知履歴をすべてのユーザーがいつでも確認できます。

補足

このソリューションは、個別ユーザー向けのメール内容の作成には対応していません。
Smartsheet で標準機能として実装されていない機能ですが、自動化機能を活用することで実現できます。

やり取りの翻訳

質問

GMマイケル ✭✭✭

01/15/24

シートの共有ユーザーから寄せられる苦情の 1 つは、いつ何かが変更されたのかわからないことが多いということです。確かに、この手動タスクを Smartsheet の外で作成することもできますが、シート内にキャプチャしたいと思っています。

たとえば、「ファイル –> 共有ユーザーに電子メールを送信」を方法として使用してメッセージを作成し、すべてのユーザーに簡単に送信できますが、これらの通知の履歴はシートのどこにも保持されないようです。

同様に、単一の行を使用して、その行からシート更新メッセージを送信して履歴を保存することもできますが、すべてのシートユーザーをタグ付けするのは困難です。言うまでもなく、その行を正しく固定 (フリーズ) する方法はありません。これにより、ユーザーはいつでもその行のコメントをチェックして、いつどのような変更が発生したかを確認できます。

ユーザーグループに更新、変更、改善などの情報を提供するために、(アクティビティログの表示ではなく) 文書化することにした変更を簡単に文書化する方法はありますか?

答え

ジュリー・フォートニー成績優秀者

01/17/24

こんにちは@GMichal
シートから送信された通知の履歴が必要なのは、あなただけではありません。残念ながら、これは行の更新リクエストを送信した場合にのみ記録されます。
役に立つかもしれないいくつかのアイデアを次に示します。
ユーザーが変更をすぐに見つけられるようにしたい場合は、変更のハイライト機能を使用できます。

ユーザーに変更を警告する自動化を作成することもできます。

変更を表示する最も効率的な方法ではありませんが、セルを右クリックして履歴を表示できます。

jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭

01/18/24 編集済み 01/18/24

@GMichal
シートの変更を文書化し、シート内の重要な変更を共有ユーザーに通知するデモソリューションを作成しました。
自動化アプローチ
オートメーションをチェックしたところ、現在次のトリガーが利用可能です

行を追加または変更する

添付ファイルを追加または変更する

コメントを追加または変更する

行を削除する

シェアの変更

そこで、トリガーイベント 1 ～ 3 については、レコードのシートに行をコピーし、レポート内で時系列順に表示できるようにしました。
デモダッシュボードでは、タスクが割り当てられている特定のユーザーでフィルタリングし、最新のものを一番上に表示しました。その結果、タスクの履歴ドキュメントを作成しました。
(コメントは最新のコメント列を追加して行を変更することで記録されますが、添付ファイルのように追加または変更することでヘルパー列の値を変更することもできます)。
APIアプローチ
（これは単なる調査です。）
「ファイル –> 共有ユーザーに電子メール」については、Smartsheet API も確認しましたが、現在履歴を取得する方法はないようです。
Smartsheet API では次のメソッドが利用できます。

イベントのリスト

このメソッドは、誰かがシートを削除したかどうか、誰が削除したかなどを判断できます (エンタープライズプランで利用可能)。

セル履歴のリスト表示

この方法には書式設定やセルのリンクなどが含まれており、検索や修復が難しい場合に使用できます。

Sheet_ID、Row_ID、Column_IDを個別に指定して取得する必要があるため、開発に時間がかかります。

GMマイケル ✭✭✭

01/18/24

ここでのあなたのアイデアは気に入っていますが、ほとんどの場合、私はユーザーの要求を満たすために行われた変更を平易な英語でユーザーに通知しています。多くは Smartsheet ユーザーであり作成者ではありません。つまり、彼らは Smartsheet の用語を解読できないため、最終的に行われた一般的な作業の説明を電子メールで書かなければなりません。
残念ながら、結果を要求者に自動送信する機能を使用して Smartsheet Maintenance Tracker に文書化する必要がありますが、個別のシート自体には日付順にキャプチャされないため、実行された作業の説明の実行履歴が残ります。すべてのシートユーザーがいつでも閲覧できるようになります。

ジュリー・フォートニー成績優秀者

01/18/24

@jmyzk_cloudsmart_jp あなたのダッシュボードを今後も参考にさせていただきます – 素晴らしいアイデアですね!

jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭

01/19/24 編集 01/19/24

こんにちは@GMichal &@ジュリー・フォートニー
個別にメールを書く代わりに、次のようなソリューションを考えました。メールの内容を「情報」欄に記入シートの 1 つとして使用します。「ワークフローのメッセージをカスタマイズする」の「プレースホルダー」。」これにより、「情報」の内容をメールに組み込むことが自動化されます。「行のコピー」オートメーションを通じてこの「情報」の内容を別のシートにコピーすることにより、「情報のログ」という名前のレポートを作成しました。これは「ログの文書化」として機能します。通知シート変更の。
デモソリューションを更新しているときに、次のことに気づきました。初期ソリューションの自動化により、変更は「シート変更レポート」シートに記録されます。これには、「情報」コンテンツの追加または変更が含まれます。そこで、「情報」の内容が変更された場合に「シート変更報告」シートに再度コピーされないようにする方法を考えました。
「新しい情報」という名前の列が作成され、その列に関連する最新の情報であるかどうかを判断するために次の式が使用されました。最新の場合は「情報の記録」にコピーされます。
[新規情報] =IF(JOIN(COLLECT({情報範囲情報のレコード}, {情報範囲のレコード行ID}, [行ID]@row, {情報範囲の最新情報のレコード}, 1)) = Info@行、0、1)
「情報の記録」シートの「情報の範囲の最新情報の記録」は、次の式を使用して、その列の範囲を参照して、行 ID で識別されるタスクの「情報」が最新であるかどうかを判断します。 (「情報」を更新すると、古い「情報」が上書きされます)。
[行番号] =MATCH(作成済み@行、作成済み:作成済み)
[最新情報] =IF(MAX(COLLECT([行番号]:[行番号], [タスク名]:[タスク名], [タスク名]@row)) = [行番号]@row, 1, 0 )
新しく追加された自動化ルールでは、「情報」の内容が変更されると、カスタマイズされたメールが[担当者]と[関係者]の連絡先、および[このシートを共有している全員]に送信されます。次に、[新しい情報]にチェックを入れると、その行が「情報の記録」にコピーされます。 (以前の自動化ソリューションは、[新しい情報] がチェックされている場合、行を「シート変更の記録」にコピーしないように調整されました。)
ユーザーごとにカスタマイズした内容をメールに書き込むことはできませんが、メール内容をシートの欄に「情報」として記録し、自動送信することで、ステークホルダーなどの情報を入手したいユーザーのニーズに応えることができます。 Eメール。このアプローチにより、シートの変更を文書化し、シート変更の「通知」のログを作成することもできます。
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=3067c935de8749399a904039d1e97bc9