タスクに複数人を割当の場合のベストプラクティス

タスクに複数人を割当たいときがあります。

Smartsheetでは、複数の個人を1つの行のタスクに割り当てることができますが、作業を割り当て可能な作業パッケージに分割する方が良いと思います。

下は北海道支社開設スケジュールのプロジェクトで、営業目標のタスクを「セルごとに複数の連絡先を許可」のオプションを使って２名に割り当てている例です。

連絡先リストについて、「セルごとに複数の連絡先を許可」のチェックが外れている場合は、連絡先＝担当が一意に決まるのでカードビューが使えますが、チェックを入れて複数の連絡先を許可するとカードビューが使えなくなります。

例えば、上の複数割当の場合で、小林さんはほぼ100％この業務に当たるのに対し、松本さんは他にも色々な業務があり50％しか時間が避けない場合でも同列の扱いとなります。

また、小林さんがメインで松本さんが補助といった場合もそのような関わり方に関係なく行のタスクが同様に割り当てられます。

また、日本の企業では一人に担当させているとなんとなく不安なので、よく考えず複数人を担当にして、責任関係を曖昧にしてしまうこともあります。

このような場合は、 作業を割り当て可能な作業パッケージに分割するのが良い方法です。

例えば、北海道支社の営業では役務提供がメインで商品販売はサブの位置づけだとします。この場合、営業目標のタスクを親タスクとして、役務提供営業目標と商品販売営業目標の子タスクを作ることにより上記の問題を回避することができます。

カードビューについても下のように連絡先＝割当を基準として表示、操作することが可能です。

連絡先について、「セルごとに複数の連絡先を許可」の機能が追加されたとき、便利な機能ができたと思いましたが、プロジェクト管理においてはこの機能の活用は慎重に行うべきと考えます。むしろ、タスクの内容をよく吟味して、作業を割り当て可能な作業パッケージに分割する方が良いと思います。

なお、先程の主担当、補助といった場合は、「セルごとに複数の連絡先を許可」でなく、列単位で「主担当」「補助」と分割したほうが、責任関係も明確になりますし、カードビューも問題なく使えます。