プロジェクトチームのアクセス権管理

通常プロジェクトチームはPM、コアメンバー、拡大メンバー、外部委託先、スポンサー（ステークホルダー）等から構成されます。チームメンバーに必要十分なアクセス権限（Permission）を付与するベストプラクティスを考えてみます。

チームマトリックス

名前	役割	グループ	ライセンス	アクセス権
加藤 隆	PM	コアメンバー	有り	所有者／管理者
木村 智子	コアメンバー	コアメンバー	有り	管理者
小林 直樹	コアメンバー	コアメンバー		管理者
渡辺 学	協力者	拡大メンバー		編集者（共有不可）
吉田 由美子	協力者	拡大メンバー		編集者（共有不可）
高橋 哲也	協力者	拡大メンバー		編集者（共有不可）
宮崎 順一郎	委託事業者	該当なし		なし
井上 直美	スポンサー	ステークホルダー		閲覧者

ます、チームが必要と権限を計画するのに役立つように、上のようなチームマトリックスを作成すると良いでしょう。

コアメンバーはPM（プロジェクトマネジャー）と協力しながらプロジェクトに常時関わります。権限としては、後に説明するワークスペースに必要なシートやレポートなどを追加できるよう、管理者(Admin)を付与します。

拡大メンバーはプロジェクトに常時関わるわけでなく、また、シートの構造に変化を加えられても困ります。しかし、割り当てられたタスクをアップデートしてもらう必要がありますので、編集者の権限を付与します。

委託事業者など外部の協働者はシートのセンシティブな情報にアクセスできないようにする必要があり、他方、割り当てられたタスクの状況を必要に応じアップデートしてもらう必要があります。このためシート自体へのアクセス権限は付与せず、後に説明する更新リクエストにより協働できるようにします。

スポンサーはステークホルダーグループに属し、プロジェクトの全体を見ることができるようにする必要がありますが、スポンサー自身がシートに編集を行う必要はないので閲覧者の権限を付与します。

ワークスペースの活用

プロジェクトに関係のあるアイテムを整理し利害関係者に適切なレベルの権限が付与されるよう確保するにはワークスペースの活用が最適です。

全てのアイテムを見る必要のない拡大メンバーはシート単位で共有

拡張チームは、通常、プロジェクトにそれぞれの立場からアドホックに協力します。 プロジェクトに割り当てられたタスクのステータスを更新する必要がありますが、予算シートなど、ワークスペース内のすべてにアクセスする必要はありません。 このため、個別のシートに共有するのが良いと思います。

なお、これらの共同編集者は、これまでSmartsheetを使用したことがない可能性があります。そのため共有を受けたSmartsheetで何をすべきかを説明するメッセージを提供することが特に重要です。

共有がシートレベルかワークシートレベルか

共同作業者の右端のアイコンを見ると、シートがシートレベルで共有されているか、ワークスーペースレベルで共有されているかを確認することができます。

委託事業者など外部の協働者には更新リクエストを使う

最後に委託事業者とのコラボレーションを設定しましょう。委託事業者にはシートへのアクセス権を付与しないので、適宜、情報を得るために、定期的な更新要求を設定します。

なお、デフォルトでは、更新要求はすべての行のセルデータを送信します。 しかし、業者が見る必要のない列も有るので、カスタマイズして、関連する情報だけが表示されるようにします。

また、拡大チームメンバー同様、何を期待されているかメッセージで明確に指示することが重要です。

更新リクエストの優れた点の1つは、モバイルデバイスで完了できることです。
したがって、委託事業者が工事中の事務所にいてメールを受信した場合、自分のスマホで更新リクエストに対応することができます。 
また、写真を撮って、添付ファイルの列に直接追加することもできます。

まとめ

以上のようにスマートシートの利用においては、なかんずくプロジェクト管理においては、まず、権限のマトリックスを事前に設計し、ワークスーペース、シート単位での適切ね権限レベルでの共有、外部の協働者への更新リクエストを活用した共同作業環境の提供を行うことにより、それぞれのメンバーの役割に応じた適切な権限レベルの設定が可能となります。