文書管理はスマートシートの行毎にファイルの添付、行のインデントによる構造化、校正機能やバージョン管理の機能が生かされる利用分野です。
フォルダー方式の問題点
通常の文書管理システムはフォルダー方式で行われることが一般的でないでしょうか。この方式はプロジェクトの関連文書の管理には不適切です。なぜなら様々な文書が無秩序に放り込まれることが多いからです。
構造化した行にファイルを添付
下のシートは北海道支社の開設プロジェクトを管理している例です。スマートシートでは行のインデントにより論理的にプロジェクトが構成され、行単位のタスクごとに関連する文書を添付することができます。
インデントにより行を構造化
行にファイルを添付できる機能を活用
下の例では事務所関係のタスク、事業所候補の検討の行に候補地物件のファイルが添付されています。
行のコメントの機能の活用
その添付ファイルを見た人事関係のプロジェクトメンバーから女性社員に配慮した事業所選択が必要である旨のコメントが寄せられています。
校正の機能も
対外文書のように、入念なチェックが必要な文書は、校正の機能が便利です。下は取引先等へのお知らせの文書の校正例です。関係者からの問題の場所を示してコメントが寄せられています。また、バージョン管理の機能によりどの版かすぐわかります。
会社の規定等、頻繁に改正が行われるものはどのバージョンが最新かわからなくなることは有りませんか。バージョン管理の機能により、そういった問題が解消されます。