Smartsheet で人間による変更を保存する (Community)

要約

コミュニティメンバー「jmyzk_cloudsmart_jp」は、Smartsheetで自動化による意図しない変更を避け、人為的な変更を正確に追跡する方法を提案しました。この方法はデータの整合性を保つためのバックアップや履歴管理に役立ちます。

手順概要

  1. 自動化ワークフローの作成
    • 任意の行が変更された際にトリガーするワークフローを設定。
    • 自動化アカウント(例: automation@smartsheet.com)による変更を除外し、人為的な変更のみを追跡。
  2. 変更内容をバックアップシートにコピー
    • 変更がトリガー条件に該当した場合、変更された行を別のバックアップ専用シートにコピー。
    • 行IDや一意のIDを保持し、変更履歴を管理。
  3. 補助列の利用
    • オリジナルシートに「Modified By Text」列を追加し、変更したユーザーを記録。
    • バックアップシートの「Created」列はコピー日時を自動記録。
  4. 最新の変更を強調表示(オプション)
    • バックアップシートに「Latest」列を追加し、最新の変更を特定するための数式を設定。
  5. レポート作成
    • オリジナルシートとバックアップシートのデータを統合し、変更履歴をレポートとしてまとめる。

メリット

  • 正確性: 人為的な変更のみを記録、自動化による干渉を防止。
  • 復元性: 意図しない変更が発生した際、過去のデータ状態を容易に復元可能。
  • 監査証跡: 変更履歴を明確に記録し、透明性と責任追跡性を確保。

制限事項

  • バックアップシートの「Created」列名を変更しても、レポートでは「Created」と表示されるため、「Modified(元シートの変更日)」として解釈が必要。

コメント:
他のメンバーからも、この方法が複数ユーザーによる編集が可能なシートで特に有用との賛同がありました。

翻訳

jmyzk_cloudsmart_jp コミュニティチャンピオン

09/15/24 2024年9月15日編集

こんにちは、コミュニティの皆さん。

Smartsheet での不要な自動化の変更に関する kbloch の質問に対する解決策を検討して、人間による変更を追跡する方法を考案しました。このアプローチをコミュニティと共有し、データの整合性を管理および復元する方法が向上することを期待しています。

変更記録を保存するためのステップバイステップのプロセス

Smartsheet での変更のバックアップと履歴、特に「変更日」と「変更者」の列を作成することは、自動化による意図しない変更に対処する場合に特に、正確な記録を維持するために重要です。これらの詳細を保存するための戦略を実装する方法の詳細は次のとおりです。

変更、変更者レポート

スマートシート

画像.png

行のコピーワークフローの自動化

  • トリガー条件を使用してワークフローを作成する:
    • 目的:任意の行が変更されたときにワークフローをトリガーします。
    • トリガー条件:行内の任意のセルが変更されたときにトリガーされるようにワークフローを設定します。変更が自動化アカウント (例: automatic@smartsheet.com) によって行われた場合はトリガーされないように条件を追加し、人間による変更のみをキャプチャします。
変更された行のコピーの自動化.png
  • 行をバックアップまたは記録シートにコピーする:
    • 目的:行がトリガー条件を満たすと、変更の追跡専用の別のシートにコピーします。
    • 詳細:変更時の行の状態が保持されます。簡単に参照できるように、行 ID または一意の ID が維持されていることを確認してください。

システム列とヘルパー列を使用する

オリジナルシート

スマートシート

画像.png
  • 変更者テキスト (元のシート):元のシートのヘルパー列を、変更を行ったユーザーを取得するために、次のような数式で使用できます=[Modified By]@row。この値はバックアップ シートにコピーされ、「変更者」データの整合性が維持されます。
  • 作成された列 (記録シート):行がバックアップ シートにコピーされた日時を自動的に取得します。

記録シート

スマートシート

画像.png
  • 最新の変更点を強調表示する: (オプション)
    • 最新の列:バックアップ シートで、各行の最新の変更を識別する数式を実装します。たとえば、=IF(Created@row = MAX(COLLECT(Created:Created, [Row ID]:[Row ID], [Row ID]@row)), 1)。この数式は、行の「作成」日が同じ行 ID を持つすべてのエントリの中で最新であるかどうかを確認します。

変更、変更者レポート

  • レポートを作成する:(トップ画像)
    • 目的:元のシートとバックアップ シートの両方を使用してレポートを作成します。
    • レポート構成:行 ID 別にデータをグループ化し、両方のシートの関連する列 (特に、バックアップ シートの「変更者テキスト」列と「作成日」列、および元のシートの該当するデータ) を含めます。
画像.png

この方法の利点

  • 正確性:自動化されたプロセスによる干渉を受けることなく、人間による変更が正確に記録されることを保証します。
  • 回復:意図しない変更が発生した場合に、以前のデータ状態を簡単に回復できます。
  • 監査証跡:監査目的で明確な履歴記録を提供します。これは、機密データ環境や重要なデータ環境における変更を追跡するために重要です。

これらの手順を実装することで、Smartsheet のデータが正確であり、すべての変更がその発生元まで追跡され、データ管理の透明性と説明責任が確保されます。

制限

レコード シートの作成日システム列名を変更しても、レポートには「作成日」と表示されるため、作成日を元のシートの変更日 (日付) として解釈する必要があります。

コメント

  • アイシス・テイラー ✭✭✭✭✭✭
  • 09/17/24
  • ご共有いただきありがとうございます。これは、シートの編集権限を持つユーザーが複数いる場合に特に役立つ素晴らしいアイデアです。
    アイシス・テイラー
    🎓️ コアアプリおよびプロジェクト管理認定 🏅
    🌟ピアコネクト、モビライザー、アーリーアダプタープログラム
    ビジネスアナリスト シニア

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