紙とメールでの情報共有は限界に
旧来の情報共有やコミュニケーションは、在宅勤務が拡大する中で限界に来ています。 出社しないことにより、紙や対話でのコミュニケーションができなくなります。 既存のメールなどによる情報共有は、重要なファイルの社内流出の可能性や、メールをやり取りしている当事者以外のメンバーに情報が共有されないといった問題が出てきます。
Smartsheetのグルプウェア機能
Smartsheetによりメールに資料を添付して行う旧来方式に比べてセキュリティや利便性や高め安心してリモートワークを推進することが可能です。
行毎のファイル添付、会話 ・行毎にファイルを添付することが出来ます ・例えば、「事業所候補の確保」というタスクの行に、そのタスクに関連するファイルを添付することができます。（上のイメージ図参照） ・関係者が必要な資料に簡単にアクセスすることが出来ます。 ・また、行毎の会話が可能なので、そのタスクに関して、関係者間でどのようなやり取りをしていたかが記録されます。 ・そのシートへのアクセス権限のある人が参照することが出来ます。
高度なアクセスコントロールで高いセキュリティ ・プロジェクトごとにシートを作成し、そのシートにアクセスできる人を指定 ・アクセスレベルも参照のみから編集、共有可能までレベル設定が可能。 ・関係者が必要な情報に、権限に応じてアクセス、編集できるようになります。
自動化のメリット ・日時の列、状態の列のデータの変化に基づいて、連絡先リストにある人に自動で通知やデータの更新のリクエストができます シートの行から会話が可能 ・連絡先リストのメールからハングアウトなどのチャットを起動することもも可能です。 ・したがってSmartsheetの中で業務を完結することができます。