はじめに
Marlana K. さんは、非常に古い（2016年頃）の慈善寄付申請書とリクエストフォームを更新する必要がありました。しかし、提出後のプロセスはすべて手動で行われており、700以上のサイトからのリクエストを毎月手動で確認し、昨年と今年の寄付金額を計算する必要がありました。
jmyzk_cloudsmart_jpさんは以下のようなデモソルーションを提案しました。
質問の要約
Marlana さんは、各サイトのリクエストを追跡するための効率的な方法を求めていました。具体的には、以下の項目を自動化したいと考えていました。
- 各サイトの要求元の組織、サイト番号、要求された金額
- 昨年と今年の各サイトからの寄付金額
答えの要約
jmyzk_cloudsmart_jp さんは、以下の解決策を提案しました。
- メモセクションを削除し、追加サイト ID ボックス 1 ～ 5 ごとに個別の追加サイト ID (1) $Amount フィールドを追加する。
- 今年と昨年の各サイト ID に対する寄付金額を合計する「サイト金額の計算: 今年と昨年」シートを作成する。
- 数式を使用して、各サイトの寄付金額を自動的に計算する。
まとめ
- 古い寄付申請書の自動化により、手動によるデータ入力と計算の負担を大幅に軽減できます。
- jmyzk_cloudsmart_jp さんが提案したソリューションは、Smartsheet の数式と参照機能を活用することで実現されています。
- このソリューションは、NPO 法人やその他の慈善団体にとって役立つ可能性があります。
キーワード
- 寄付申請書
- リクエストフォーム
- 自動化
- Smartsheet
- 数式
- 参照
補足
- jmyzk_cloudsmart_jp さんは、このソリューションのコピーをリクエストできるフォームを提供しています。
- jmyzk_cloudsmart_jp さんは、NPO 法人向けのコンサルティングサービスを提供しています。
注: 上記のソリューションは、jmyzk_cloudsmart_jp さんが提供したデモに基づいています。実際のソリューションは、個々のニーズに応じて異なる場合があります。
やり取りの翻訳
マルラナ K. ✭✭✭✭✭
私は非常に古い (2016 年頃) 慈善寄付の申請書とリクエスト フォームを更新中です。現在、提出後のプロセスはすべて手動です。手動プロセスのほとんどは、Smartsheet を使用して自動化されるようになります。
寄付を求めるサイトが 700 以上あります。当社には、毎月リクエストを確認し、これまでのリクエスト金額を手動で計算する担当者が 1 名います。
ここが私が苦労しているところです。各サイトのリクエストを追跡する必要がある
1.) 要求元の組織、サイト番号、要求された金額 – これはレポートを通じて実行できます。
2.) 次に、昨年の $ と今年の $ を計算する必要があります。これが難しいところであり、私が提案を探しているところです。
現在の形式では、サイト ID はすべて 1 つのセル内にあり、サイト ID 間で均等に分割する、またはサイト ID x が $x を受け取り、サイト ID y が $y を受け取るなどのメモが付いています。追加の列を作成し、サイト ID をそれらの列とメモ列に分けました。新しいフォームでは、サイト ID ドロップダウン、追加のサイト ID (1) ～ (5) フィールド、およびメモを作成して、これらすべてを 1 つのセルに入れることができないようにしました。また、完了したリクエストをアーカイブ シートに移動します (取り込みからアーカイブへのプロセス)。
ここで、すべてのサイト ID 列とメモを調べ、現在のシートとアーカイブ シートを参照して今年と昨年の金額を計算する魔法の数式を作成する必要があります。
機能させるために頭を悩ませるのはうんざりだ。
私が考えているのは、メモセクションを削除して、追加のサイト ID ボックス 1 ～ 5 ごとに個別の追加サイト ID (1) $Amount を追加することだけです。次に、追加の「インデックス作成に使用できるリファレンス シート」を作成します。
この場合、Data Shuttle や Pivot などの追加アドインが大きな助けになると確信していますが、私たちはそれらを持っていません。
アイデアを歓迎します! 前もって感謝します
答え
jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
こんにちは@マルラナK.
これはあなたの状況に応じたデモソリューションです。
注記セクションを削除し、追加サイト ID ボックス 1 ～ 5 ごとに個別の追加サイト ID (1) $Amount を追加するというアイデアを採用しました。 (この例では、[分割サイト ID# (0)] – [分割サイト ID# (4)] 列。現在のシートでは、Split0 から Split4 までの各 % を入力すると、数式によって各サイトの $ 金額が計算されます。)
以下の「サイト金額の計算: 今年と昨年」シートでは、サイト ID# 値を使用して、今年と昨年の各分割サイト ID#( ) の金額を合計します。
今年の式は次のとおりです。
[分割サイト ID# (0)]=SUM(COLLECT({現在のシート範囲 Split0}, {現在のシート範囲 Site0}, VALUE([サイト ID#]@row) = VALUE(@cell)))
詳細については、公開されているデモ ダッシュボードと他のシートへのリンクをご覧ください。
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=968b396554e34317ad413a8ab64216fb
シートへのリンク
現在のシート
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=43f5068d28fc4ae8a1760d682165e359
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=89cdddad85e84d29a0eeed11a33bfa9e
サイトの金額を計算します: 今年と昨年
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=71978085c7574f6f9faf3cb4e99ddee0
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=5749de10cb884438b1f2799b983cef21
このソリューションのコピー
このソリューションのコピーが必要な場合は、このフォームからリクエストしてください。 (「サイトの金額: 今年と昨年」(“sites amounts: this year & last year”) を選択)
https://app.smartsheet.com/b/form/c06619d504f9418284b4125eec205a54
詳細な説明：
現在のシートとアーカイブ シートには、分割サイト ID# (0) から分割サイト ID# (4) までの列があり、サイト番号列と追加サイド ID#( ) 列にサイトの金額が表示されます。 (Split0 ～ Split4 の % が $ 金額の値を計算します)
以下の「サイト金額の計算: 今年と昨年」シートでは、サイト ID# 値を使用して、今年と昨年の各分割サイト ID#( ) の金額を合計します。
今年の式は次のとおりです。
[分割サイト ID# (0)]=SUM(COLLECT({現在のシート範囲 Split0}, {現在のシート範囲 Site0}, VALUE([サイト ID#]@row) = VALUE(@cell)))
[分割サイト ID# (1)]==SUM(COLLECT({現在のシート範囲分割 1}, {現在のシート範囲サイト 1}, VALUE([サイト ID#]@row) = VALUE(@cell)))
昨年の式は次のとおりです。
=SUM(COLLECT({アーカイブ シート範囲 Split0}, {アーカイブ シート範囲 Site0}, VALUE([サイト ID#]@row) = VALUE(@cell)))
シート参照:
{現在のシート範囲 Split0} は、現在のシートの [分割サイト ID# (0)] 範囲です。
{現在のシート範囲 Site0} は、現在のシートの [サイト ID#] 列範囲です。
{現在のシート範囲 Site1} は、現在のシートの [追加サイト ID# (1)] 列範囲です。
アーカイブ シートの範囲は、現在のシートの範囲と同じパターンを持ちます。
マルラナ K. ✭✭✭✭✭
こんにちは@jmyzk_cloudsmart_jp 、
ありがとう！これには本当にびっくりしました。今度はそれを掘り下げて理解する必要があります。
jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
こんにちは@マルラナK.
喜んでお手伝いします!😁 何かご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
マルラナ K. ✭✭✭✭✭
@jmyzk_cloudsmart_jp
ちょっとした質問ですが、このソリューションのコピーをリクエストできるようですが、これは Smartsheet を通じて請求されるものですか?
ありがとう。
jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
@マルラナK.
このサービスは私のプロボノ活動です😁
マルラナ K. ✭✭✭✭✭
ありがとう！それがどのように機能するのかわかりませんでした。
正直なところ、いくつかの提案以上の公式を受け取るとは期待していませんでした。フォーム/インテーク シートを更新し、今年と昨年の計算サイトのシートを作成してソリューションに組み込むことができました。
学びの機会を提供していただきありがとうございました！
jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
@マルラナK.
私は以前、NPO 法人に年賀状の寄付金を配布していたので、あなたの状況に興味がありました。お仕事に関してお手伝いが必要な場合はお気軽にご連絡ください。喜んでお手伝いさせていただきます。 😀
マルラナ K. ✭✭✭✭✭
@jmyzk_cloudsmart_jp Director Client Services と Acct Mgt を使用したデモがあります。成功を祈っている！！！！