はじめに
この投稿では、Smartsheet レポートへのアクセス権限とデータ表示について説明します。レポートを作成し、特定の情報のみを共有したい場合に役立つ内容です。
なお、Communityのサイトでは、アンドレさんの「レポートにシートを表示するには、基になるデータを含むシートを共有するか、シートを公開する必要があります。」がベストアンサーとして、紹介されていますが、ここでは、Cloudsmartが用いている、シートを共有することなく、レポートで絞った情報をダッシュボード経由でシートを共有されていないユーザに見せる手法、を中心に紹介します。
質問の要約
質問者は、シートへのアクセス権限を与えずにレポートを作成し、閲覧者に特定の情報のみを表示させたいと考えています。レポートに「編集/共有」権限を与えたものの、閲覧者にはデータが表示されません。
答えの要約
レポートでデータを表示させるには、いくつかの方法があります。
レポートのソースシートへのアクセス権限を共有する
- レポートに含まれるデータを参照するには、レポートの閲覧者に元のシートへの閲覧権限 (Viewer) 以上が必要です。編集/共有権限を与えても、シートへのアクセス権限がなければ、レポートにデータは表示されません。
レポートを公開する
- レポートを公開することで、スプレッドシートへのアクセス権限がなくても閲覧できます。ただし、公開されたレポートは誰でも見られるようになるので注意が必要です。
シートを共有することなく、レポートで絞った情報をダッシュボード経由でシートを共有されていないユーザに見せる手法
ダッシュボードにレポートを表示する
- レポート ウィジェット + 最後のウィジェット エディターの視点
- レポート + Web コンテンツ ウィジェットを公開する
有料アプリを使ったオプション
・ WorkApps や Dynamic View (有料機能) を利用する
まとめ
レポートで特定の情報のみを共有したい場合は、次の点に注意してください。
- レポートを参照するには、下位にあるスプレッドシートへの閲覧権限 (Viewer) 以上が必要です。
- 公開されたレポートは誰でも見られるので、共有範囲に注意が必要です。
- シートを共有することなく、レポートで絞った情報をシートを共有されていないユーザに見せるには、ダッシュボード経由でレポートを表示します。
- より高度な制御が必要な場合は、 WorkApps や Dynamic View などの有料機能を検討してください。
やり取りの翻訳
gamgc ✭✭✭✭
こんにちは、私は他の人に自分のシートへのアクセスを許可したくなかったので、シートから見たい情報を記載したレポートを作成すると言いました。これを編集者/共有権限で共有しましたが、レポートにアクセスしてもデータが表示されません。その理由は何でしょうか?シート自体に共有する必要はありませんね。
ありがとう、
ガム
答え
jmyzk_cloudsmart_jp ✭✭✭✭✭✭
こんにちは@gamgc
レポートに必要なアクセスの概要は次のとおりです。
- レポートを表示するには
- レポート: >=閲覧者
- シート: >=閲覧者
- レポートでシートを編集するには
- レポート: >=編集者
- シート: >=エディター
したがって、ユーザーがビューアまたはシートへの追加アクセス権を持たない場合、ユーザーがレポートへの編集者アクセス権を持っていたとしても、レポート内の何も表示されません。ジレンマは、シートの一部のみを表示したいため、レポートでユーザーに表示される内容を制限することです。ただし、ユーザーがシートへの閲覧者アクセス権を持たない場合は、何も表示されません。シートへの閲覧者アクセス権を与えると、あなたが見せたくないものを見ることができます。
回避策は次のとおりです。
- ダイナミックビュー
- ダッシュボードにレポートを表示する
- レポート ウィジェット + 最後のウィジェット エディターの視点
- レポート + Web コンテンツ ウィジェットを公開する
2 番目のレポートとダッシュボードのケースでは、ダッシュボードを共有して、レポートの内容を表示できるユーザーを制限できます。 (以下のデモ ダッシュボードはダッシュボードを公開しているため、Smartsheet にログインしていないユーザーでも、レポートとレポートを使用して作成されたグラフを表示できます。)
https://app.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=14fb56837e1049699fd4e4e138ff30ef
ベストアンサー
アンドレ・スタロー ✭✭✭✭✭✭
こんにちは@gamgc
あなたが元気で安全であることを願っています！
レポートにシートを表示するには、基になるデータを含むシートを共有するか、シートを公開する必要があります。
他のオプションとして、プレミアム アプリ、WorkApps、または Dynamic View を使用することもできます。
意味をなす？ それが役立つことを願っています! 安全に気を付けて、素晴らしい一週間をお過ごしください!
最高、
アンドレ・スタロー |ワークフローコンサルタント / CEO@大胆に働く
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