解説ビデオ（前半）更新リクエストの機能と手動リクエスト
更新リクエストの機能
シートを共有することなく特定の行、列の情報の更新を依頼
通常、Googleのドキュメントでもシートでも、編集してもらうためには、共有が必要です。
しかし、Smartsheetの更新リクエストはシートを共有しなくても指定した行と列の更新を求めることができます。
これは、たくさんの事業者などと共同で作業する場合などに非常に便利です。
シート全体が共有される わけでないので、見てほしくない情報を共有して見られる恐れもなく、また、更新リクエストを受ける方も、自分が必要とする情報のみ示されれば、必要な更新を素早く行うことができます。
Smartsheetのアカウントがなくても更新ができる
Smartsheetのアカウントがなくても更新ができるのも非常に便利です。
ベンダーや下請事業者など、管理している情報を最新のものにしてもらいたい場合に、無料アカウントでも会ってもSmartsheetを作らなければならないとなると、ひと手間です。
しかし、更新リクエストはSmartsheetのアカウントがなくても更新ができるので、更新を依頼する人のメールが分かっていれば、気軽に更新リクエストをメールで送付できます。
手動の更新リクエスト
更新リクエストはSmartsheetのヘルプ記事では次に説明するワークフローを使った自動化による送信が説明されていますが、手動で更新リクエストを行うこともできます。
下は、フィルターで特定の人（須磨戸さん）の100％完了でないタスクを選んで、それらの行を選択した状態で右クリックして、更新リクエストを送付しようとしているところです。
下は須磨戸さんのメールボックが受信した更新リクエストのイメージです。
複数の行が選択されていて、前の図の設定で指定した列が表示されていることが確認できます。
したは「更新用ウィンドウを開く」をクリックして、更新用ウィンドウを表示しているところです。
このページの更新を行い、右下の「次へ」をクリックすると、順次、別の行が更新できます。
解説ビデオ（後半）ワークフローにより自動更新リクエスト
タスクの更新を自動的にリクエストする
ワークフローによる更新リクエストの自動化
ユーザーにシートの一部を最新の情報で更新するよう自動的に依頼するアクションがトリガーされるように設定できます。 たとえば、ユーザーがタスクに割り当てられると、そのタスクのステータスと推定労力の更新を依頼する更新リクエストが当該ユーザーへ自動的に送信されるように Smartsheet を設定することが可能です。
自動化されたワークフローの作成を開始するには、シートの上部で [自動化] > [更新のリクエスト] の順にクリックします。
更新リクエストは、自動化の権限設定に基づくユーザーに対して、メール アドレスを使用して送信できます (このユーザーに元のシートが共有されている必要はありません)。 詳細については、「共有権限レベル」および「アラートとリクエストの通知を受信するユーザーを制御する」をご覧ください。
保留中の更新リクエストを管理する
完了済みおよび保留中の更新リクエストの確認や、すでに対応済みと思われる保留中のリクエストの削除が可能です。
シートの右サイドバーで「更新リクエスト」アイコンをクリックします。
リクエストを並べ替えるには、ヘッダーをクリックします。 たとえば、[送信日] をクリックすると、送信日によりリクエストが並べ替えられます。
リクエスト フィールドが読み取り専用として表示される場合
シートでセルが使用されている状況によっては、更新リクエストから情報を編集できない場合があります。 これらのセルは、Smartsheet にサインインしてから、シートで直接編集する必要があります。
以下のフィールドは、更新リクエストでは読み取り専用として表示されます。
- 数式を含むフィールド
- 依存関係を持つ「開始日」および「終了日」 (「期間」フィールドは編集可能)
- 先行タスク (このフィールドは更新リクエストには表示されません)
- ロックされた列
ロックされた行や列の表示について
- 更新リクエストの受信者がシートの編集者レベル以下の共有権限しか持っていない場合、ロックされた行は更新リクエストに含まれた状態で送信されますが、編集することはできません。
- 更新リクエストの受信者がシートの所有者または管理者レベルの共有権限を持っている場合、ロックされた行や列を更新リクエストから編集できます。