行が削除された場合にアラートするワークフロー

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スマートシートの新規機能として、ワークフローのテンプレートが追加されていました。
その中でも重要と思われる「行が削除された場合にアラート」の機能について紹介します。

ワークフローのテンプレート

ワークフローのテンプレートの自動化メニューからアクセスします。

テンプレートを見てみると、「行を削除された場合にユーザーにアラート」というテンプレートがあります。

なぜか現在のワークフローのトリガーのメニューにはありませんが、テンプレートからはこの機能が使えます。

スマートシートの管理で気を遣うのは、共同作業者にシートレベルの編集権限を与えると、任意の行を削除する権限も付与されてしまうことです。これを防ぐには行をロックすれば良いのですが、そうすると、共同作業者が編集を行えなくなります。

したがって、共同作業者が間違えて行を削除してしまった場合は、バックアップから復元するしかないという問題がありました。

なお、バックアップを行っていない場合は、アクティビティーログに行って削除前のスナップショットを取得して行を復元します。

今回「行が削除された場合にアラートするワークフロー」が使えるようになることにより、シートの管理者等は、削除による損害が拡大する前に、行の復元、削除を行った者等に対する警告等の措置を取ることができるようになります。

上にも述べたように、このワークフローは、現在の所、ワークフローのテンプレートギャラリーから選択します。
使い方は単純で「行が削除」をトリガーとして、ユーザーにアラートします。

アラート先としては、特定のユーザー、シートが共有されているユーザー全員などです。連絡先リストの列は選択できません。

行が削除されると影響が多いので、シートが共有されているユーザー全員にアラートを送り、早く誰かが気が付くようにするのが良いかもしれません。

あるいは、「シートの所有者」か「ライセンス有の管理者か編集者」を指定するのが良いでしょう。これらの者は、アクティビティログを参照できるので、必要に応じ削除された行の復活などが可能です。

なお、バックアップでも、スナップショットでも、添付ファイル、セルの履歴等の復元は現在のところはできないので、行の削除は慎重に行うべきです。（Smartsheetにおいて、編集可能（ただし行の削除は不可）の権限を早く作ってくれることを願います。

送られてきたメールです。特に凝ったメッセージの編集もしませんでしたが、シート名がついているので、これで対応可能です。