Smartsheetのホームページから諸外国の非営利団体のSmartsheet活用事例を翻訳してみました。
SmartsheetをNPO（非営利団体）などのコラボレーションへの活用をお考えの団体の参考にしてください。
スカウト
https://jp.smartsheet.com/customers/scouts-association?_wrapper_format=html
スカウトは毎週50万人の若者に、楽観主義、強い価値観、そしてリーダーシップやチームワークのスキルを身につけさせています。スカウトは、Smartsheet を使用して、そのミッションを実現し、リーチを拡大するためのソリューションを見つけました。
- 業界 非営利団体
- 組織・団体規模 中規模（従業員数50～999名）
- 地域 欧州
- 使用事例 オートメーション機能、プロジェクトの可視化、報告書作成
Smartsheet は、私たちのプログラムおよびプロジェクト管理プロセスに変革をもたらしました。組織の効率性という点では、グローバルな規模で明確さと統制を達成することができました。
スカウトのシニア プロジェクト マネージャー、Dirk Grobler 氏
スカウトは毎週、若者たちが「生きるためのスキル」を身につけ、友情や野外活動を通じて人間的な成長を遂げるのを支援しています。6歳から18歳のビーバー、カブ、スカウト、エクスプローラーがキャンプ、ハイキング、水泳、アブセイリング、サイクリング、カヌーなどを行い、チームで新しいチャレンジに挑んでいます。
シニアプロジェクトマネージャーのDirk Groblerは、エッピングフォレストの古い森にあるスカウトの本部に参加したとき、活動の最前線にいるボランティアと協力できるようなプラットフォームを求めました。また、スカウトが毎月どれだけの成果を上げているのかを明確に把握するために、Grobler氏は、多様なプロジェクトのポートフォリオの真実の中心的な情報源として、また一貫した正確な報告を確立するためのツールとして、このソリューションを必要としていました。
プロジェクト管理の経験から、Grobler氏はMicrosoft Projectを使用していましたが、時間のないボランティアにとってこのプラットフォームは「重荷」になりすぎ、非営利団体が拡張するには高価になりすぎることを懸念していました。簡単に導入でき、トレーニングがほとんど必要なく、コスト削減が可能なプラットフォームが必要だったため、彼はチーム内で Smartsheet を試験的に導入することにしました。
3 か月のテストの後、Smartsheet は The Scout Association のプロジェクト管理ソリューションとして採用されました。「継続的な改善のプロセスでしたが、Smartsheet の付加価値は非常に高く、私たちのすべてのプロセスに採用することに何の抵抗もありませんでした」と、Grobler 氏は述べています。
Smartsheet は、スカウトが人生を変えるような冒険を効率的に提供し、イギリスでの影響力を高めるのに役立っています。
戦略の実行を向上させる
Grobler 氏と彼のチームは、Smartsheet の Sheet Summary 機能を使用して、すべてのアクティブなプロジェクトをマクロレベルで把握し、遅れの兆候を早期に判断できるようになりました。また、このソリューションは、プロジェクトのガバナンスに携わる人々が、タスクの勢いを維持するために実用的な洞察を提供するミクロレベルの情報にドリルダウンできるように支援します。
Smartsheet を使用してプロジェクト管理が改善されたもう 1 つの例は、正式なテンプレートを使用することです。たとえば、プロジェクト マネージャーはボランティア リーダーと協力して、タイムスケールを予測する最新のスケジュールと関連データを掲載した、合理的なプロジェクト開始文書を作成します。
「テンプレートを使用することで、ボランティアは白紙の状態からスタートすることがありません。どのように始めればいいのかがわかるのです。また、報告された結果は、これまでにない方法で記録され、標準化されます」とGroblerは述べています。
デジタル・ファーストを実践する
Smartsheet は、スタッフの採用や定着など、スカウトのエキサイティングなデジタル化の進展を強化するために使用されています。同協会では、Smartsheet を通して一連の新しいツールやフォームを使用し、現在では新しい申請書の収集と処理を行っています。
Smartsheet を使用したレポートの革新
運営管理と人事機能の再集中に加えて、Smartsheet はプロジェクト管理チームの報告書作成の改善にも役立っています。自動化により月次レポートの収集が容易になり、標準化されたテンプレートにより一貫したデータが表示されるようになりました。プロジェクト レベルで行われた更新がポートフォリオ レベルに反映されるため、チームはタイムリーに業績を修正したり、成功した戦略に磨きをかけたりすることができるようになりました。これにより、正確なリアルタイムの情報を誰もが利用できるようになりました。
「ポートフォリオの報告・管理は非常にスマートになりました。最高経営責任者からポートフォリオ・マネジメント・チームまで、全員がまったく同じ情報を同じフォーマットで見ることができ、説明責任を果たすことが容易になりました」とGroblerは述べています。また、以前は1週間かかっていた月次報告も、今では数時間で済むようになったという。
Smartsheet の機能を目の当たりにした他のスカウト部門は、独自のソリューションにその可能性を模索し始めています。また、魅力的な所有コストにより、スカウトの利用は 25 ライセンスから 130 ライセンスに拡大し、Smartsheet が組織全体でいかに広く評価されているかを示しています。
Smartsheet により、スカウトは新しいプロセスを大規模に展開し、プロジェクト管理チームにプロジェクトの可視性と簡単なレポーティングを提供することができるようになりました。また、ボランティアによる魅力的なイベントの開催や、分散したチームのコラボレーションを支援し、主要なプロセスの 1 つにデジタルな進展をもたらしました。ダイナミックなプラットフォームによって、スカウトは目標を達成し、若者の生活に変化をもたらし続けることができるのです。
Twin Cities Habitat for Humanity （貧困住宅対策、シェルター）
https://www.smartsheet.com/customers/habitat-for-humanity
貧困住宅をなくすという使命を果たすため、Twin Cities Habitat for Humanityは、大規模なイベントやボランティアのスケジュールを整理し、伝える方法を必要としています。そして、マーケティング活動もサポートするソリューションとして、Smartsheet を採用しました。
- 業界 非営利団体
- 組織規模 中規模（従業員数50～999名）
- 地域 北アメリカ
- 使用例 共同作業
私たちは非常に小さなチームで、何百もの仕事をこなしています。Smartsheet のフォームを使用してすべての RSVP 情報を収集することの利点は、参加者と Smartsheet が作業を代行してくれることです。
マーケティング & コミュニケーション ディレクター Brian Juntti 氏
ツインシティーズ・ハビタット・フォー・ヒューマニティ（TCHFH）のミッションは、ツインシティーズ地域から貧困住宅をなくし、すべての人に適切で安価なシェルターを提供することを良心的な問題とすることです。その使命を果たすため、同団体は大規模なイベントやボランティアのスケジュールを整理する必要があり、コラボレーションを重要な優先事項と位置づけていました。
Twin Cities Habitat for Humanityのマーケティング・コミュニケーションディレクターであるBrian Junttiは、ウェブサイトの更新からマーケティングキャンペーンまで、さまざまなマーケティングコミュニケーションプログラムを管理するためのツールを必要としていました。
「組織内で管理する仕事の種類は、寄付者への働きかけやイベントの企画から住宅の建設に至るまで、多岐にわたります」と彼は言います。
さらに彼は、全員に情報を行き渡らせることができるソリューションも必要としていました。例えば、イベントのスプレッドシートを変更する場合、チーム全体に通知することが不可欠でした。そのソリューションが Smartsheet でした。
「Smartsheet のおかげで、常に情報を得ることができます」とジュンティ氏は言います。ジュンティ氏は最近、ボランティアのスケジュール以外にも用途を広げ、ワークフローの主要部分を自動化する Smartsheet によるイベント管理も追加しました。
時間を大幅に節約できるのは、Smartsheet のフォームです。Juntti 氏はこのツールを活用し、2010 年 10 月にミネアポリス・セントポール都市圏で行われた第 27 回年次ジミー＆ロザリン・カーター ワークプロジェクトの一環として行われた 1 週間のイベントで、役員、大口寄付者、スポンサー、公務員など数百人の VIP から RSVP を集めました。
また、特定の行にアラートを設定し、ボランティアのカメラマンが写真を Smartsheet にアップロードしたときなど、情報が変更されると、チーム メンバーに電子メールで通知されるようにしています。
「また、特定の行にアラートを設定し、ボランティアのカメラマンが写真を Smartsheet にアップロードしたときなど、情報が変更されるとチームメンバーにメールで通知されるようにしています。「スタッフはこれらの写真をすぐにウェブサイトやソーシャルメディアサイトに掲載できます。「とJunti氏は付け加えました。「メールでやり取りする時間を短縮することができるのです。」
Task Force for Global Health （衰弱性疾患の管理、撲滅、根絶）
https://jp.smartsheet.com/customers/the-task-force-for-global-health
- 業界 非営利団体
- 組織/団体規模 中 (従業員 50 ～ 999 人)
- 地域 ワールドワイド
- 使用事例 データ管理、レポートの作成と送信
衰弱性疾患の管理、撲滅、根絶に取り組む非政府組織である Task Force for Global Health は、Smartsheet を使用して約 200 のプロジェクトの追跡と報告を管理しています。
Smartsheet を導入する前、ある寄付者から、私たちがリサーチを行っている特定のツールで何をしているのかを知りたいというリクエストがありました。 答えがわかるまでに、3 人で 3 日かかりました。 それが今では、3 分でわかります。
Allison Snyder、プロジェクト サポート スペシャリスト
たとえば、寄付者やパートナーに報告するために必要な情報を、複数のチーム メンバーが何日もかけて把握していました。 プロジェクトの情報は、主に非常に長いスプレッドシートで記録されており、それを裏付ける資料は他のさまざまな場所に保存されていました。 「探しているプロジェクトを見つけるには、何度も何度もスクロールしなければなりませんでした」と、コミュニケーションズ アンド デベロップメントのアソシエイト ディレクター、Chelsea Toledo 氏は言います。
「たくさんの複雑な情報、私たちがサポートしているさまざまなリサーチに関するあらゆる詳細情報が、さまざまな場所に保管されていました」と、プロジェクト サポート スペシャリストの Allison Snyder 氏は付け加えます。
あるケースでは、チームが、特定の診断ツールをどこで、どのくらいの数の研究で、どのような疾患で使用しているのかを調べる必要がありました。 「それらの書類を確認しましたが、情報を見つけることはできませんでした。 その後、チーム メンバーの 2 人に声をかけ、3 人で探しました。その方が簡単だと思えたからです」と Stephens 氏は言います。 「見つけるまでに、ほぼ 3 日かかりました。」
「8 つの異なるものにアクセスするために、8 か所の別の場所に行く必要はありません。 1 か所で済みます」と Snyder 氏は付け加えます。 「リンクをチーム メンバーと共有することで、メンバーはリアルタイムの情報を見ることができますし、私がデスクで変更を加えている間も、メンバーはそれを見ることができます。」
「Smartsheet を導入する前、ある寄付者から、私たちがリサーチを行っている特定のツールで何をしているのかを知りたいというリクエストがありました」と、Snyder 氏は言います。 「答えがわかるまでに、3 人で 3 日かかりました。 それが今では、3 分でわかります。」
「Smartsheet を使用することで、世界保健機関によって設定されたグローバルな疾病撲滅目標に近づきつつあります」と Snyder 氏は付け加えます。 「私は、世界中の何百万もの人々の生活に関係がある 188 のプロジェクトのプロジェクト管理を行っています。」
Lammie 氏は付け加えます。「私がこの仕事を始めたのは、病気を克服できる機会があれば、それを行う義務があると信じているからです。 このような目標に向かって前進できるような科学に携わることは、とてもやりがいがあります。 [Smartsheet を使用して] 自分の時間を節約して、実際に科学的な仕事をすることができるのは、本当に素晴らしいことです。」
ワールド・ビジョン・インターナショナル
https://jp.smartsheet.com/customers/world-vision
キリスト教の救済団体であるワールド・ビジョン・インターナショナルは、世界中の子どもたちの生活に変化をもたらしています。5万人のスタッフと世界中に散らばるボランティアを管理するには、スキルと組織が必要であり、効果的な共同作業管理ツールが必要です。
- 業界 非営利団体
- 組織・団体規模 企業（従業員10,000人以上）
- 地域 北米
- 使用事例 コラボレーション、プロジェクトの可視化
それは、子供たち、特に最も弱い立場にある人たちの持続的な幸福です。そして、Smartsheet によって、この目標に近づくことができます。
戦略、コラボレーション、イノベーションのグローバルオフィス、戦略担当シニアアドバイザー、フアン・ベルトルディ氏
ネパールでの地震救援活動、スリランカでのトレーニングプログラムの開発、スーダンでの政策立案者との協力など、ワールド・ビジョン・インターナショナルは、子どもたちの生活をより良く変えるために最前線で活動しています。
変化をもたらすには、多くのチームワークが必要です。このキリスト教の救済・開発・支援団体は、5万人のスタッフ、世界中に配置されたボランティア、そして1,500の活動中のプロジェクトを持っています。これほど多くの人々と努力を組織化するために、ワールド・ビジョンは、あらゆる規模のプログラム管理を合理化し、統一化できるツールを必要としていました。
Smartsheet は、明確なプロジェクトのロードマップを提供し、効率的な調整とコラボレーションを実現するソリューションでした。
グローバルなプロジェクト マッピング
これまでワールド・ビジョンのチームは、電話、電子メール、スプレッドシートを主なコミュニケーション・ツールとしていました。しかし、チームは常に、ステータスの更新、プログラムの健全性、グローバルなプランニングに悩まされていました。
Smartsheet は、ロールアップ レポート、地域計画、およびスコアリング機能によってこの課題を解決しました。計画は毎年各オフィスで作成され、四半期ごとに報告されます。計画には、各地域のチームが実施および提供する必要のある主要な戦略的イニシアチブが網羅されています。
チームは Smartsheet を使用して、地域計画、スコアカード、および全体的な戦略の実行、主要なイニシアチブの実施、および戦略的指標の測定をマッピングしたレポートを作成しています。その結果、視認性とコラボレーションが向上しました。
プロジェクト計画へのアクセスと可視化
もう一つの課題は、リアルタイムのコラボレーションとリモートアクセスによって、世界中に散らばるチームを調整することでした。Smartsheet は、リモート アクセスと Smartsheet モバイル アプリを使用して、1,500 ものグローバル プログラムを可視化し、何がうまくいき、何がうまくいかないのかを把握できるようにしました。
「Smartsheet は、私たちが団結し、より良い調整を行い、最終的にリソースの無駄を省くための接着剤です」と、戦略、コラボレーション、イノベーションのグローバルオフィス、戦略担当シニアアドバイザーのフアン・ベルトルディ氏は語ります。
複数の地域にまたがる標準的なプラクティス
チームメンバーやボランティアが世界中に散らばっているため、評価のチェックリストを統一することで、全員が同じ考えを持つことができました。
計画書は毎年各オフィスで作成され、四半期ごとに報告されます。計画書には、各地域のチームが実施・提供する必要がある主要な戦略的イニシアチブが網羅されています。チームは Smartsheet を使用して、地域ごとの計画、スコアカード、レポートを作成し、全体戦略の実行、主要イニシアチブの実施、戦略指標の測定をマッピングしています。
「Bertoldi 氏は次のように述べています。「私たちは、変更を一目で確認し、ドキュメントを添付し、レポートを実行して、進捗状況をすばやく確認することができます。「使いやすさと強力なコラボレーション機能により、Smartsheet はワールド・ビジョン・インターナショナルの主要なプロセスをサポートする素晴らしいツールとなっています。
私たちの目標はただ 1 つ、子どもたち、特に最も弱い立場にある人たちの持続的な幸福です。
WestEd （アメリカ西部の教育システムの改善）
https://www.smartsheet.com/customers/wested
WestEdは、研究開発プログラムを通じて、アメリカの教育システムの改善に貢献していますが、同社はプロジェクトマネジメントのレッスンを必要としていました。Smartsheet を採用してプロジェクトとプロセスを管理することで、WestEd は生徒の成功に集中できるようになりました。
- 産業分野 教育分野
- 組織規模 中規模（従業員数50～999名）
- 地域 北アメリカ
- 使用例 コラボレーション、プロジェクトの可視化
Smartsheet を探求し始めたとき、どれほど興奮したかわかりません。Excel のようなシンプルなものから、MS Project のような複雑なものまであります。WestEd では技術的な習熟度にばらつきがあるため、プロジェクト管理を導入するのに必要なものだったのです。
テクノロジー＆サービス部門ディレクター Yvonne Keene氏
WestEdは非営利の研究開発組織として、州の基準や評価の策定から、保育者の研修プログラムの作成、幼児期の読み書き能力の向上、学校の風土に関する教師の教育など、アメリカの教育システムのあらゆる面に貢献しています。同組織は、カリフォルニア州のJoint Powers Agreementによって認可され、アリゾナ州、カリフォルニア州、ネバダ州、ユタ州の主要テリトリーの理事をはじめ、全米から集まった理事で構成されるJoint Powers Agencyです。
「私たちのビジネスは助成金と契約に基づいており、WestEdは毎年何百もの仕事をこなしています」と、テクノロジー＆サービス部門のディレクター、イボンヌ・キーン氏は説明します。「しかし、3年前までは、プロジェクトマネジメントの基本が私たちの成功の鍵であることは、あまり認識されていませんでした。
正式なプロジェクト管理システムがなかったため、WestEd社の従業員は、仕事の調整や成果物の管理にさまざまなツールを選択しました。ある者はExcelを使い、ある者はMicrosoft Projectを試し、またある者はオープンソースのツールを試してみました。
「WestEd社と請負業者のすべてが標準化できるソリューションを見つけるのに、何年も苦労しました」とKeene氏は言います。「何度も何度も、同じ課題が見えてきました。1) スケジュールを立てる必要があるものについての混乱、2) スケジュールから明確に定義された役割が失われていること。チームは、プロジェクト計画をまとめるのに苦労していました」。
企業情報システムプロジェクトマネージャーのジェイソン・ヘイズは、その場しのぎのプロジェクト管理ソリューションの結果、悪夢と化してしまったと言います。「私たちのチームは、バージョン管理の問題、成果物の混乱、タイムラインとスケジュールに関する経営陣との明確な意思疎通を欠いたままでした。私たちは、何百もの外部ベンダーや請負業者と一緒に仕事をする分散型の組織であり、スケジュールや責任を簡単に伝える方法がどうしても必要だったのです” と。
変革のとき
プロジェクト管理についてWestEd社の全社員を教育することにしたKeeneは、そのコンセプトを紹介するためのツールが必要だと考えていました。
「プロジェクトマネジメントを教えるには、そのアイデアを実行に移すための実践的な方法が必要です」と彼女は言います。WestEd 社がプロジェクト管理指向の文化を導入するためのさまざまな方法を検討する中で、キーン氏は Smartsheet を紹介されました。
あるパイロット プロジェクトの後、キーン氏は Smartsheet が正しいソリューションであることを確信しました。CEO の後援のもと、IT 部門はオプトイン・ツールとして社内で利用できるようにしただけです。
「Smartsheet を導入して以来、急速に普及しました」とキーン氏は言います。「2010 年、わずか 40 名のユーザーからスタートし、3 か月で 200 名にまで増加しました。現在では 400 名を超える社員が Smartsheet を使用してチーム プロジェクトを管理しています。
チームは、更新要求、セルのリンク、自動アラートおよびリマインダーなどの主要な Smartsheet 機能を利用して、抜け落ちがないようにしています。Smartsheet の導入後すぐに、WestEd 社は Box を使用してファイルの共有を開始しました。2 つのツールがシームレスに連動することで、止められないコラボレーションが実現しました。
コラボレーションを強化し、プロジェクトを可視化
スマーターバランスアセスメントコンソーシアムは、WestEdが関与している多くのプロジェクトの一例で、リサーチアソシエイトのGreg Hillが主導しています。スマーターバランスは、大学進学やキャリア形成に向けた生徒の進歩状況を正確に測定する次世代アセスメントの開発に取り組む、州主導のコンソーシアムです。 このコンソーシアムには 26 州から 600 人以上の代表者が参加し、連邦政府の予算は 1 億 7600 万ドルに上りますが、ヒル氏は Smartsheet でそのすべてを管理しています。
「関係者が全米に散らばっているため、Smartsheet はこのプロジェクトの過程で全員の透明性と協力を確保するうえで、非常に役立っています」と Hill 氏は語ります。「Smartsheet を使用して、多くのプロジェクトのスケジュールを慎重に管理し、コミュニケーションを効率化しています。Smartsheet は、私たちの文書管理システムの中核をなしています。関係者とのレビューやフィードバック サイクルの促進、プロジェクト コミュニケーションの計画と追跡に使用し、ベンダーがプロジェクトの成果物を提出する際の主要な方法にもなっています。また、プロジェクトの問題やリスクを追跡・報告するためにも使用しています。要するに、重要なことは Smartsheet に書いてあるのです。
WestEd 社のサンフランシスコ本社の 2 階にある地域教育研究所 (REL) では、Smartsheet を使用して複数のプロジェクトを把握しています。REL のプログラム コーディネーターの Kelly Gerstbacher 氏は、「私たちの部署では毎年 80 以上のプロジェクトに取り組んでおり、すべてのボールを空中に浮かせるのが私の仕事です」と説明しています。「Smartsheet を使用することで、毎日、一日中、計画通りに進めることができます。これなしでは、どうやって仕事をしたらよいのかわかりません。
Hill 氏と Gerstbacher 氏のプロジェクトに加え、Smartsheet は WestEd 社とその請負業者およびベンダー機関のネットワーク全体において、次のような数百ものプロジェクトやプロセスに使用されています。